Notre façon de travailler est relativement simple et se base sur une séquence élémentaire d'actions:

1. Le client nous soumet un document pour évaluation.
2. Nous confirmons réception du document.
3. Pour fins de suivi et de référence, un numéro séquentiel est assigné au projet; ce numéro est le même qui apparaîtra sur la facture éventuelle.
4. Des répertoires Outlook et Windows sont créés spécifiquement pour conserver tous les documents du projet.
5. Si le client est nouveau, une entrée est faite au système de comptabilité (Simple Comptable)
6. Nous préparons un devis au moyen d'un chiffrier Excel pré-établi et dans les heures qui suivent la demande, nous l'envoyons au client par courriel via Simple Comptable.
7. Après discussions et ajustements, s'il y a lieu, le client accepte le devis et nous émet un bon de commande.
8. Nous accusons réception du bon de commande au moyen de Simple Comptable et le travail peut alors commencer.
9. Le document Excel ayant servi à la préparation du devis devient le document de gestion du projet (temps écoulé par tâche, suivi des documents assignés aux traducteurs, gestion des coûts, etc.)
10. La traduction est assignée à des traducteurs expérimentés dont la langue maternelle est celle de la langue cible. Ils doivent également vivre dans le pays où cette langue est parlée.
11. En cours de traduction, il peut arriver que certains termes doivent être clarifiés par le client; une correspondance par courriel s'ensuit et est conservée au dossier du projet pour référence future.
12. Les projets importants requièrent habituellement la coordination du travail des traducteurs avec les besoins du client. Dans ce but, un glossaire spécifique au projet est préparé avec le client et distribué aux traducteurs.
13. Après la traduction, le document est relu et corrigé par un linguiste senior du même pays et de la même langue.
14. Une fois relue et corrigée, la traduction est envoyée au client.
15. Un appel téléphonique est ensuite fait au client pour confirmer bonne réception de l'envoi.
16. La facture correspondant au bon de commande accepté est envoyée au client via Simple Comptable, habituellement dans les 24 heures suivant l'envoi de la traduction.
17. À moins de changements au bon de commande requis par le client, il n'y a jamais d'écart entre le montant du bon de commande accepté en début de projet et le montant de la facture, peu importe les "surprises" rencontrées en cours de traduction.
18. Si des erreurs ou omissions de traduction étaient relevées par le client, elles seraient corrigées promptement et une nouvelle version du document serait acheminée.
19. Le paiement est attendu au terme de la période accordée. Sinon, une relance est faite auprès du client jusqu'à perception des sommes dues.
20. Une fois le paiement reçu, le dossier du projet est déplacé vers les archives et conservé indéfiniment.
21. Une fois par semaine, une copie complète du disque dur actif est transférée à un disque dur de sauvegarde.

Cette séquence d'actions est bien rodée et a fait ses preuves.